Hochzeitseinladung, Geburtstagseinladung und Partyeinladung
Einladungskarten und Einladungen
Quicktipps

Einladungskarten für geschäftliche Anlässe

Nachfolgend erhalten Sie einige Anhaltspunkte, die Ihnen bei der Formulierung und Gestaltung einer geschäftlichen Einladung oder Einladungskarte hilfreich sein können.

Notwendige Angaben

Weitere Angaben, optionale Inhalte

Interesse / Motiv

Der Nutzen, den die Veranstaltung für Ihre Gäste birgt, kann klar herausgestellt werden. Letztlich steht eine geschäftliche Einladung vielmals auch in Konkurrenz mit vielen anderen Angeboten. Sie sollten Interesse bei den Gästen wecken und die Attraktivität und Vorteile Ihrer Veranstaltung aufzeigen.

Persönliche Würdigung des Adressaten

Geschäftliche Einladungen können die besondere Beziehung zum Gast und die Wertschätzung dem Gast gegenüber ausdrücken ("Als langjähriger Geschäftspartner sind Sie uns besonders wichtig.")

Programm

Hinweise auf den Ablauf der Veranstaltung (Reden, Unterhaltungspunkte, Preisübergabe, etc.) schaffen vorab Orientierung und Spannung bei den Gästen.

Dauer

Wie lange soll die Veranstaltung dauern? Angabe des zeitlichen Rahmens einer Veranstaltung ermöglicht eine gute Planung auch bei den Gästen. Ggf. kann ein voraussichtliches Ende genannt werden.

Rückmeldung

Benötigen Sie eine Anmeldung seitens Ihrer Gäste? Ist eine verlässliche Zusage zwecks Planung und Vorbereitung notwendig? Dann sollten Sie dies explizit in die Einladung schreiben.

Begleitpersonen

Sind auch Partner und Familie oder Freunde eingeladen? Erfragen Sie die exakte Teilnehmerzahl für eine verbesserte Planbarkeit. Beachte: Personenzahlen sollten eindeutig abgefragt werden. Beispiel: "Ich komme mit __ Begleitpersonen" oder "Ich komme allein.". Ggf. ist auch eine Option "Ich komme nicht." sinnvoll. Damit kann der Gast grundsätzliches Interesse zeigen, auch wenn er am genannten Termin nicht zugegen sein kann.

Verpflegung

Ein Hinweis auf einen eventuellen Sektempfang, Stehimbiss oder auf ein Bankettessen vermittelt ein besseres Bild vom zu erwartenden Ereignis und schafft Interesse.

Bekleidungsvermerk / Dresscode

Eine Angabe zur Kleiderordnung ermöglicht es Ihren Gästen, sich passend zum Rahmen zu kleiden und weder overdressed zu erscheinen, noch zu leger gekleidet zu sein.

Anreise

Hinweise zur Anreise können als textlich formulierte Anfahrtbeschreibung, grafisch als Anfahrtskizze oder - bei E-Mail-Einladungen - auch als Link zu einer Online-Karte gegeben werden. Die Anfahrt mit dem PKW sollte dabei aus allen gängigen Hauptrichtungen beschrieben werden. Ggf. sollten auch öffentliche Verkehrsmittel und der Fußweg (auch: Gehminuten) beschrieben werden. Informationen zu Parkmöglichkeiten können ebenfalls nützlich sein.

Kosten

Entstehen den Gästen Kosten bei einer Teilnahme? Seminar- oder Teilnahmegebühren, Selbstkosten und Verpflegungskosten sollten, so sie entstehen, genannt werden. Beachte: Die Zahlungsweise sollte geklärt werden, z.B. "Bitte überweisen Sie die Gebühren vorab auf Konto Nr. ... bei ...". Wenn Kosten (z.B. für Übernachtung) vom Gastgeber übernommen werden, sollte dies ebenfalls eindeutig benannt werden.

Ansprechpartner für Rückfragen

Die Kommunikation wird an die verantwortlichen Personen, bspw. Eventmanager, delegiert. Diese Information stellt zudem einen begrüßenswerten Service dar.

Ehrengäste

Falls Ehrengäste anwesend sind, die besonders gewürdigt werden sollen, können diese explizit auf der Einladung genannt werden.

Erreichbarkeit während der Veranstaltung

Gerade im Kontext großer Veranstaltungen (Messen, Oktoberfest) kann eine gezielte Kontaktaufnahme schwierig sein. Diese Angabe stellt sicher, dass Ihre Gäste in nicht hilflos auf Ihrer Veranstaltung bleiben, wenn vor Ort Lösungen von Ihnen als Gastgeber gebraucht werden. Die Angabe ist auf großen Veranstaltungen sinnvoll und kann auf ausgewählte Gäste beschränkt bleiben.

Hotelempfehlung / Übernachtung

Diese Angabe erleichtert den Gästen die Reisevorbereitung. Mögliche Unterkünfte in der Nähe sowie Hinweis auf Kosten: Preis oder Preisrahmen sollten genannt werden. Falls der Gastgeber für Übernachtung sorgt und / oder die Kosten trägt, sollte dies ebenfalls eindeutig auf der Einladung erklärt werden.

Teilnahmepflicht

Falls sich eine Teilnahmepflicht aus dem Zusammenhang ergibt, bspw. Veranstaltungen während der Arbeitsszeit, aber dennoch freigestellt bleibt, kann darauf explizit hingewiesen werden.

Formale Aspekte, Vorbereitung

Aussendungstermin

Wann sollten Sie Ihre Einladung versenden? Zu Veranstaltungen, die im Rahmen eines großen Events stattfinden, wie bei Messen, Festivals oder beim Oktoberfest, sollte man 1/2 Jahr vorher einladen. Ansonsten sollten Sie die Einladungen spätestens ca. 6 Wochen vor dem Veranstaltungstermin versenden. Generell gilt: Je höherrangiger Ihre Gäste sind, desto früher sollten Sie diese einladen, ggf. mit sehr wichtigen Gästen den Veranstaltungstermin sogar zuvor persönlich abstimmen.

Antwortkarte

Ist es sinnvoll, Ihrer schriftlichen Einladung einen Antwortbogen bzw. eine -karte beizulegen? Benötigen Sie weitere Angaben von den Gästen, die erscheinen werden, wie Beruf, Funktion oder Filiale, etc.? Übernehmen Sie das Porto für die Antwortkarte als Gastgeber oder soll der Gast es selbst zahlen?

Persönliche Anrede

Verwenden Sie möglichst immer eine persönliche Anrede mit dem Namen des Gastes, formell mit "Sehr geehrte Frau + Name, sehr geehrter Herr + Name" oder leger z.B. mit "Liebe Frau + Name, lieber Herr + Name".

Übersichtlichkeit

Klare Gliederung: Bei der Gestaltung der Einladung können formale Elemente wie die Verwendung des Aufzählungsformats, Umrahmungen oder Absätze im Text Wichtiges hervorheben und die Lesbarkeit vereinfachen.

Betreffzeile

In wenigen Worten sagen, worum es im Einladungsschreiben geht. Das Wort „Betreff“ nicht verwenden. Beispiel: „Einladung zum Sommerfest“.

DIN 5008

Die Gestaltung eines Einladungsschreibens in Form eines korrekten Geschäftsbriefs sowie die Schreibregeln dazu regelt die DIN 5008.

Bcc

Falls Sie Ihre Einladung per E-Mail an mehrere Empfänger versenden, stellen Sie sicher, die Empängeradressen nicht im "An"- oder im "Cc"-Feld einzutragen, da dann jeder Empfänger eine Auflistung aller weiteren Empfänger mit einer solchen E-Mail erhält. Hingegen durch die Verwendung des "Bcc"-Feldes (für: Blind Carbon Copy, Blindkopie) können Sie das Mitsenden aller Empfängeradressen unterbinden.

iCalendar

Falls Sie die Einladung per E-Mail übermitteln, können Sie den Termin in elektronischer Form im iCalendar-Format aus Ihrer Terminplanung heraus (z.B. bei Outlook) an die E-Mail anhängen. Diese Daten können dann vom Empfänger bzw. Gast direkt in die Terminplanung seines eigenen Computers aufgenommen werden.

Medien, Informationsträger

Einladungen können in verschiedener Form an die Gäste herausgegeben werden. Die Form sollte dabei zum Anlass bzw. Inhalt passen. Häufig verwendete Einladungsträger sind:

Beispiele für Einladungen zu geschäftlichen Anlässen

Professionelle Formulierungen

Im Dudenverlag ist ein Ratgeber erschienen, der beim korrekten Schriftverkehr bei geschäftlichen Anlässen hilft. Dort sind auch eine Reihe von Hinweisen und Beispielformulierungen enthalten.

Duden Ratgeber zur Formulierung von Geschäfts- und Privatkorrespondenz

Geschäftliche Anlässe

Einladung zu einer Geschäftsveranstaltung, zu einem Sommerfest, zum Besuch eines Messestands, zum Firmenjubiläum, Mitarbeiterjubiläum, zum Geburtstag (geschäftlich), Einstand, Ausstand, zur Abschiedsfeier, zur Eröffnung einer Filiale, zur Geschäftseröffnung, zur Weihnachtsfeier / Betriebsweihnachtsfeier, zu einer Preisverleihung, zu einer Tagung, zu einem Seminar, zu einer Vortragsveranstaltung, zur Betriebsfeier / Betriebsfest, zu einer internen Besprechung, zu einem informellen geschäftlichen Treffen, zum Tag der offenen Tür.

Weiterführende Links

http://www.stil.de/uploads/media/Geschaeftliche_Einladungen_2012.pdf
http://www.sekada-daily.de/aktuelles/tipp/10-aktuelle-geschaeftliche-mustereinladungen (...)
http://www.helpster.de/eine-einladung-geschaeftlich-formulieren-darauf-sollten-sie-achten_30377
http://www.experto.de/b2b/kommunikation/korrespondenz/geschaeftskorrespondenz (...)
http://www.pageballs.com/einladung-weihnachtsfeier-tipps-und-beispieltexte

Allgemein

Für geschäftliche Anlässe gelten vergleichbare Regeln wie für private Feierlichkeiten: Je gehobener der Anspruch an den Ablauf der Feierlichkeit ist, je geschäftlicher die Beziehung unter den Beteiligten, desto eleganter und stilvoller sollte auch die Einladungskarte gewählt werden.

Bei der Einladung zu einem Geschäftsessen, bei dem auch die geschäftliche Beziehung im Vordergrund der Gespräche steht, ist es natürlich wichtiger die richtige Form zu wahren als bei persönlicheren Geschäftskontakten, beispielsweise einem zwanglosen Abendessen mit langjährigen Geschäftsfreunden. Soll der geschäftliche Anlass jedoch genutzt werden, um die persönliche Beziehung der Gäste untereinander und / oder dem Gastgeber zu stärken, sollte entsprechend auch dies in diskreter Form in der Einladung ersichtlich sein oder ein entsprechender Hinweis bei der Übergabe der Einladung von Gastgeber zu Gast erfolgen.

Falls es sich um eine Einladung von Personen bzw. einen Besuch bei Gastgebern handelt, mit denen man bisher noch nicht in geschäftlichem Kontakt steht und die einem persönlich noch nicht bekannt sind, so ist darauf zu achten, zu Beginn des Treffens Visitenkarten miteinander auszutauschen. Diese Geste hat höflichen und verbindlichen Charakter.

Wichtig für die Wahl der Einladungskarte ist somit nicht zuletzt die deutliche Herausstellung des geschäftlichen Anlasses: ob nun eine Einladung zu dem innerbetrieblichen Sommerfest versendet werden soll oder ein Geschäftspartner zu einem gelungenen Geschäftsabschluss eingeladen wird, macht dabei verständlicherweise einen erheblichen Unterschied.